Conseils pour gérer votre budget de laboratoire

Par Iva Fedorka

Les responsables de laboratoire font face à de nombreux défis et besoins concurrents. Ils doivent contrôler les dépenses tout en maintenant la fonctionnalité et la sécurité du laboratoire, tout en respectant diverses règles et réglementations. Ils doivent également gérer le personnel et répondre à des demandes accrues de productivité avec un temps et des ressources limités.

Si vous souhaitez mieux gérer votre laboratoire et votre budget, voici quelques idées pour vous aider à aborder les trois plus grands composants de la plupart des budgets de laboratoire : le personnel, les fournitures et l'équipement.

Personnel

Les coûts de personnel peuvent représenter jusqu'à 60 % du budget global d'un laboratoire, mais avoir une équipe sur laquelle vous pouvez compter fait une grande différence. Les personnes peuvent être votre plus grand atout, mais trouver un personnel qualifié, compétent et fiable demande des efforts.

Embauchez les personnes les plus qualifiées disponibles. Lorsque vous êtes responsable du recrutement, surtout si les salaires ne sont pas négociables, embauchez les personnes les plus qualifiées disponibles. Cela peut inclure des chercheurs postdoctoraux, des assistants de recherche diplômés, des étudiants et des techniciens de laboratoire dans des environnements académiques. Si vous ne trouvez pas de candidats déjà familiers avec le type de procédures et les instruments sophistiqués avec lesquels vous travaillez, choisissez des candidats qui expriment une volonté d'apprendre et offrez une formation sur le tas.

Rendez les tâches quotidiennes plus pratiques. Même de petits changements peuvent avoir un effet significatif au fil du temps. Assurez-vous que les fournitures spécifiques aux essais sont facilement disponibles à chaque poste de travail. Ajouter des réfrigérateurs sous le comptoir et des centrifugeuses personnelles, des mélangeurs et des pipettes peut faire une différence. Organisez également vos réfrigérateurs et congélateurs pour faciliter la récupération des échantillons.

Réduisez ou éliminez les tâches de faible compétence. La préparation de solutions et de dilutions, le lavage de la verrerie et la préparation de milieux peuvent prendre beaucoup de temps. Calculez le coût de la réalisation de ces activités sur place par rapport à l'achat de réactifs et de milieux prêts à l'emploi. Vous pouvez également améliorer votre empreinte environnementale si vous éliminez certains articles de laboratoire jetables et installez un lave-verres.

Attribuez les tâches de manière appropriée. Assignez les tâches aux personnes en fonction de leur expérience et de leurs compétences. Si vous travaillez dans un environnement académique, les options de travail-études pour un soutien de base et temporaire à des tarifs abordables peuvent être une option. Les chercheurs contractuels ou temporaires peuvent également aider à éliminer certains coûts généraux. Les flux de travail de séquençage, la calibration des instruments et d'autres tâches nécessitant des connaissances et des compétences spécialisées peuvent être difficiles ou impraticables à soutenir par du personnel interne.

Fournitures

Dans une enquête menée par le magazine Lab Manager, de nombreux laboratoires dépensaient plus de 60 % de leur budget non personnel en articles jetables comme les embouts de pipette, les gants et les réactifs, une somme équivalente à environ un quart du budget global.

Achetez des consommables en vrac. En fonction de vos limitations d'espace de stockage, garder des produits en stock sur place pourrait avoir du sens. Les fournisseurs peuvent offrir une réduction basée sur les achats projetés et effectuer des livraisons à intervalles réguliers si vous savez combien de chaque produit vous utilisez annuellement.

Demandez des échantillons. Essayez les produits avant de passer à des alternatives pour confirmer qu'ils conviennent à votre flux de travail. Certains changements d'emballage peuvent affecter l'efficacité d'utilisation des produits et peuvent ajouter du temps qui compense les économies anticipées.

Maintenez un inventaire des produits chimiques. Souvent, les produits chimiques doivent être achetés en quantités plus grandes que nécessaire, ce qui entraîne des conteneurs de produits chimiques inutilisés sur vos étagères. Bien que beaucoup n'aient pas de véritables dates d'expiration, les produits chimiques plus anciens peuvent ne plus être adaptés à l'utilisation. Déterminez quels produits chimiques peuvent et doivent être éliminés et consultez votre responsable de la santé et de la sécurité, ainsi que votre gouvernement local, pour déterminer comment cela peut être accompli en toute sécurité.

Partagez des produits chimiques avec des collègues. Il peut y avoir des moyens d'éviter les commandes en double ou la nécessité d'acheter des produits chimiques et réactifs uniques ou coûteux en acceptant de partager votre inventaire avec d'autres chercheurs.

Équipement

Obtenir le bon équipement et les bons instruments prend du temps car ces décisions nécessitent des comparaisons de produits, des évaluations de performance et une justification des coûts. Bien que ces achats consomment généralement la plus petite portion d'un budget de laboratoire typique, les actifs en capital sont généralement plus coûteux et peuvent nécessiter l'utilisation de fonds provenant de plus d'un budget fiscal.

Demandez une démonstration ou consultez un spécialiste. Essayez l'équipement ou l'instrument virtuellement ou en personne pour confirmer qu'il répondra à vos exigences. De nombreux fabricants et fournisseurs emploient du personnel de vente spécialisé ou technique qui peut vous aider à évaluer un produit en fonction de son utilisation prévue.

Obtenez le meilleur prix sur l'équipement. Identifiez vos besoins, comparez les offres et demandez des devis à plusieurs fournisseurs. Les instruments usagés stockés dans votre institution peuvent également être une option lorsque les budgets sont serrés. Même si ces produits ne sont pas en état de marche, le coût des réparations peut être bien inférieur à l'achat d'un nouvel article. La location ou le financement pourrait également vous aider à obtenir des articles plus coûteux.

Envisagez des produits et accessoires multifonctionnels. Les équipements et instruments plus récents peuvent effectuer plusieurs fonctions ou avoir des accessoires qui étendent leur fonctionnalité. Par exemple, certains mélangeurs vortex ont des adaptateurs pour microplaques et flacons, et certaines plaques chauffantes agitées peuvent également tourner ou mélanger.

Protégez votre équipement. Planifiez et effectuez un nettoyage régulier et une maintenance préventive. Les fabricants offrent souvent un contrat de service ou une garantie prolongée à l'achat, ce qui peut être utile si le produit est fréquemment utilisé. Utilisez des housses de protection ou des boucliers pour aider à prévenir les dommages aux équipements nouveaux et coûteux. Enseignez aux employés comment utiliser correctement les équipements et gardez les manuels d'utilisation à portée de main pour réduire le risque de dommages accidentels.

Prévoyez un budget pour la maintenance et les réparations. Les fabricants et distributeurs peuvent offrir des contrats de maintenance et des services de réparation pour aider à maintenir votre laboratoire en bon état de fonctionnement. Bien que votre personnel puisse être formé pour effectuer des services de base, l'externalisation peut avoir plus de sens si le personnel est limité ou si les réparations nécessitent plus d'expertise. Des tâches telles que les vérifications des balances, les calibrations des pH-mètres et les contrôles des équipements d'automatisation de laboratoire doivent être conformes aux dernières réglementations, normes et processus d'assurance qualité.

Partagez l'équipement. Demandez à partager les outils d'un collègue si vous avez un besoin commun pour certains instruments. Découvrez s'il existe des installations de base dans votre institution pour éviter d'acheter des doublons. Si certains équipements ne sont utilisés qu'occasionnellement, partager ou utiliser des outils partagés peut permettre d'économiser des montants significatifs. Certaines universités peuvent également passer des contrats avec des laboratoires externes pour vous permettre d'utiliser leur équipement.

Profitez des logiciels gratuits. Divers programmes de gestion de laboratoire gratuits et payants sont disponibles pour vous aider à gérer l'inventaire et les demandes de votre laboratoire, tandis que les cahiers de laboratoire électroniques peuvent favoriser la collaboration.

Gestion globale du budget

Gardez une trace des dépenses pour rester conscient des changements de prix ou de demande qui doivent être abordés. Effectuez des examens trimestriels pour rester sur la bonne voie, surtout si votre laboratoire utilise des fonds de démarrage ou des subventions. Des outils de suivi des fonds peuvent également être disponibles via votre plateforme d'achat ou le site Web de votre fournisseur.

Si vous avez accès à la gestion des matériaux, demandez de l'aide pour négocier les prix, mettre en place des commandes récurrentes, fournir des rapports réguliers et gérer autrement vos dépenses.

Une organisation efficace du laboratoire, une allocation et une utilisation optimales des ressources et un contrôle de la qualité et de la réglementation vous aideront à maintenir la productivité, à réduire les erreurs, à contribuer à la conformité réglementaire et à produire des résultats fiables.

Iva Fedorka est rédactrice chez Thermo Fisher Scientific.