Les responsables de laboratoire sont confrontés à de nombreux défis et besoins concurrents. On attend d’eux qu’ils maîtrisent les dépenses tout en maintenant la fonctionnalité et la sécurité du laboratoire, tout en respectant diverses règles et réglementations. Ils doivent également gérer le personnel et répondre à une demande accrue de productivité avec un temps et des ressources limités.
Si vous souhaitez mieux gérer votre laboratoire et votre budget, voici quelques idées pour vous aider à aborder les trois plus grands éléments de la plupart des budgets de laboratoire : le personnel, les fournitures et l’équipement.
Personnel
Les coûts de personnel peuvent représenter jusqu’à 60% du budget global d’un laboratoire, mais disposer d’une équipe fiable fait toute la différence. Les personnes peuvent être votre atout le plus précieux, mais trouver un personnel qualifié, compétent et fiable demande des efforts.
Embauchez les personnes les plus qualifiées disponibles. Lorsque vous êtes responsable du recrutement, surtout si les salaires ne sont pas négociables, engagez les personnes les plus qualifiées disponibles. Cela peut inclure des chercheurs postdoctoraux, des assistants de recherche diplômés, des étudiants et des techniciens de laboratoire dans les milieux académiques. Si vous ne trouvez pas de candidats déjà familiers avec les procédures et instruments sophistiqués utilisés, choisissez ceux qui montrent une volonté d’apprendre et offrez une formation sur le terrain.
Facilitez les tâches quotidiennes. Même de petits changements peuvent avoir un effet significatif avec le temps. Assurez-vous que les fournitures nécessaires aux analyses spécifiques sont facilement accessibles à chaque poste de travail. L’ajout de réfrigérateurs sous comptoir et de centrifugeuses, mélangeurs et pipettes individuels peut faire la différence. Organisez également vos réfrigérateurs et congélateurs pour faciliter la récupération des échantillons.
Réduisez ou éliminez les tâches moins spécialisées. Préparer des solutions et des dilutions, laver la verrerie et préparer des milieux peuvent prendre beaucoup de temps. Calculez le coût de la réalisation de ces activités en interne par rapport à l’achat de réactifs et milieux prêts à l’emploi. Vous pouvez également améliorer votre empreinte environnementale en éliminant certains articles jetables et en installant un lave-verrerie.
Affectez le personnel de manière appropriée. Assignez les tâches en fonction de l’expérience et des compétences. Dans un environnement académique, les programmes de travail-études peuvent offrir un soutien temporaire et abordable. Les chercheurs contractuels ou temporaires peuvent également contribuer à réduire certains coûts. Les flux de travail de séquençage, l’étalonnage des instruments et d’autres tâches nécessitant des compétences spécialisées peuvent être difficiles ou peu pratiques à gérer uniquement avec du personnel interne.
Fournitures
Dans une enquête menée par le magazine Lab Manager, de nombreux laboratoires ont dépensé plus de 60 % de leur budget hors personnel pour des articles jetables tels que des pointes de pipette, des gants et des réactifs — soit environ un quart du budget global.
Achetez les consommables en vrac. Selon les limites de votre espace de stockage, garder des produits en réserve sur place peut être judicieux. Les fournisseurs peuvent offrir des remises basées sur des achats prévisionnels et effectuer des livraisons régulières si vous connaissez votre consommation annuelle.
Demandez des échantillons. Essayez les produits avant d’adopter des alternatives pour vérifier qu’ils conviennent à votre flux de travail. Certains changements d’emballage peuvent influencer l’efficacité d’utilisation des produits et ajouter du temps qui annule les économies prévues.
Tenez un inventaire des produits chimiques. Souvent, les produits chimiques doivent être achetés en quantités supérieures à vos besoins, ce qui entraîne l’accumulation de flacons inutilisés. Bien que beaucoup n’aient pas de véritable date de péremption, les produits anciens peuvent ne plus être adaptés à l’usage. Déterminez lesquels doivent être éliminés et consultez votre responsable hygiène et sécurité ainsi que votre administration locale pour savoir comment le faire en toute sécurité.
Partagez les produits chimiques avec des collègues. Il peut exister des solutions pour éviter les commandes en double ou l’achat de produits chimiques et réactifs rares ou coûteux en convenant de partager vos stocks avec d’autres chercheurs.
Équipements
L’acquisition d’équipements et d’instruments adaptés prend du temps, car ces décisions nécessitent des comparaisons de produits, des évaluations de performance et une justification des coûts. Bien que ces achats représentent généralement la plus petite part du budget d’un laboratoire, les actifs immobilisés sont souvent plus coûteux et peuvent nécessiter des fonds provenant de plusieurs exercices budgétaires.
Demandez une démonstration ou consultez un spécialiste. Essayez l’équipement ou l’instrument virtuellement ou en personne pour vérifier qu’il répond à vos exigences. De nombreux fabricants et fournisseurs emploient des spécialistes techniques ou commerciaux qui peuvent vous aider à évaluer un produit selon son utilisation prévue.
Obtenez le meilleur prix pour l’équipement. Identifiez vos besoins, comparez les options et demandez des devis à plusieurs fournisseurs. Les instruments usagés stockés dans votre établissement peuvent aussi être une option lorsque les budgets sont serrés. Même si ces instruments ne fonctionnent pas, le coût des réparations peut être bien inférieur à celui d’un achat neuf. La location ou le financement peut également vous aider à acquérir des équipements plus coûteux.
Envisagez des produits et accessoires polyvalents. Les équipements plus récents peuvent remplir plusieurs fonctions ou disposer d’accessoires qui étendent leurs capacités. Par exemple, certains mélangeurs vortex possèdent des adaptateurs pour microplaques et flacons, et certaines plaques chauffantes agitées peuvent aussi mélanger ou tourner.
Protégez votre équipement. Planifiez et effectuez un nettoyage régulier ainsi qu’un entretien préventif. Les fabricants proposent souvent des contrats de service ou des garanties prolongées, ce qui peut être utile si l’équipement est fréquemment utilisé. Utilisez des housses protectrices pour éviter d’endommager des équipements coûteux. Formez le personnel à une utilisation correcte et gardez les manuels d’utilisation accessibles pour réduire les risques de dommages accidentels.
Prévoyez un budget pour l’entretien et les réparations. Les fabricants et distributeurs peuvent offrir des contrats de maintenance et des services de réparation afin de maintenir votre laboratoire en bon état. Bien que votre personnel puisse apprendre à effectuer des tâches de base, l’externalisation peut être plus judicieuse si les ressources sont limitées ou si les réparations demandent plus d’expertise. Les tâches comme les vérifications de balances, la calibration de pH-mètres ou les contrôles des équipements d’automatisation doivent respecter les normes, réglementations et processus d’assurance qualité en vigueur.
Partagez les équipements. Demandez à partager les outils d’un collègue si vous avez un besoin commun pour certains instruments. Vérifiez si votre établissement dispose d’une plateforme centrale pour éviter les achats en double. Si certains équipements ne sont utilisés qu’occasionnellement, partager ou utiliser des équipements partagés peut permettre des économies importantes. Certaines universités peuvent également passer des contrats avec des laboratoires externes pour permettre l’utilisation de leurs équipements.
Profitez des logiciels gratuits. Divers logiciels gratuits et payants de gestion de laboratoire sont disponibles pour aider au suivi des stocks et des demandes, tandis que les cahiers de laboratoire électroniques facilitent la collaboration.
Gestion globale du budget
Tenez un registre des dépenses pour rester conscient des variations de prix ou de demande qui doivent être prises en compte. Effectuez des révisions trimestrielles pour rester sur la bonne voie, surtout si votre laboratoire utilise des fonds de démarrage ou des subventions. Des outils de suivi budgétaire peuvent également être disponibles via votre plateforme d’achat ou le site web de votre fournisseur.
Si vous avez accès à un service de gestion des matériaux, demandez de l’aide pour négocier les prix, mettre en place des commandes récurrentes, fournir des rapports réguliers et gérer vos dépenses.
Une organisation efficace du laboratoire, une allocation et une utilisation optimales des ressources, ainsi qu’un contrôle de la qualité et de la conformité réglementaire vous aideront à maintenir votre productivité, réduire les erreurs, contribuer au respect des réglementations et produire des résultats fiables.
Iva Fedorka est rédactrice au sein du personnel de Thermo Fisher Scientific.